Sur le papier, l’été simplifie tout.
Il fait beau. Les journées sont longues. La mer, les vignobles, la Camargue et l’arrière-pays montpelliérain sont à proximité. Il suffit presque de choisir une terrasse, une activité extérieure et un déjeuner au soleil.
Dans la réalité, une journée collaborateurs organisée en été dans le Sud demande souvent davantage d’anticipation qu’un événement au printemps.
À 9 heures, une activité en extérieur peut être très agréable. À 14 h 30, en plein soleil, le même programme peut devenir beaucoup moins séduisant.
Le bon événement d’été n’est donc pas celui qui utilise chaque minute de la journée. C’est celui qui tient compte de l’énergie du groupe, de la chaleur, des déplacements et du besoin de ralentir à certains moments.
En été, le rythme devient une décision logistique
Une journée collaborateurs est souvent construite autour de trois séquences :
- un temps de travail ou de prise de parole ;
- un déjeuner ;
- une activité collective.
Cette structure reste pertinente en été, à condition de ne pas positionner chaque séquence à l’horaire le plus pratique pour le planning.
Une activité physique ou une longue marche sera généralement mieux vécue le matin. Un temps de travail pourra se dérouler dans un espace frais et confortable. Le déjeuner doit offrir une vraie respiration. La reprise de l’après-midi peut être plus progressive.
L’erreur classique consiste à organiser une matinée très dense, à prolonger le déjeuner, puis à lancer une activité extérieure au moment le plus chaud de la journée.
Le programme est complet. Les participants, eux, le sont déjà aussi.
Commencer plus tôt peut permettre de faire mieux, pas davantage
Avancer l’horaire d’accueil ne doit pas servir à ajouter une animation supplémentaire.
Cela peut en revanche permettre de profiter de meilleures conditions pour une activité extérieure.
Un accueil autour de 8 h 30 ou 9 heures peut laisser le temps de proposer :
- une balade ;
- une sortie à vélo électrique ;
- une activité nautique ;
- une découverte du territoire ;
- un atelier en extérieur ;
- un temps collectif dans un domaine.
Le groupe peut ensuite rejoindre un espace ombragé ou climatisé pour le déjeuner et la suite de la journée.
Ce choix dépend évidemment du lieu de départ des collaborateurs. Demander à une équipe venant de plusieurs villes d’être présente à 8 heures peut créer une contrainte disproportionnée.
L’horaire doit donc être confronté aux temps de trajet réels, et non uniquement aux conditions météorologiques.
Le déjeuner est souvent le point d’équilibre de la journée
En été, le déjeuner ne constitue pas une simple coupure entre deux activités.
Il permet au groupe de ralentir, de se mettre à l’abri et de retrouver suffisamment d’énergie pour la suite.
La qualité du cadre compte, mais plusieurs éléments très concrets doivent être vérifiés :
- la terrasse est-elle réellement ombragée à l’heure du repas ?
- l’espace intérieur est-il climatisé ?
- l’air circule-t-il correctement ?
- les participants peuvent-ils s’asseoir confortablement ?
- l’eau est-elle disponible en quantité suffisante ?
- le service est-il adapté au temps prévu ?
- le menu est-il cohérent avec l’activité qui suit ?
- une solution intérieure existe-t-elle en cas de forte chaleur ou de vent ?
Une grande terrasse orientée plein sud peut être très photogénique lors de la visite du lieu. Elle peut être beaucoup moins agréable entre 13 heures et 15 heures.
L’ombre doit être vérifiée au bon moment de la journée, pas supposée à partir de quelques parasols visibles sur une photo.
Une activité extérieure ne devient pas automatiquement une bonne activité d’été
La proximité de la mer et des espaces naturels ouvre de nombreuses possibilités autour de Montpellier.
Toutes ne sont pas adaptées à tous les groupes, à tous les horaires ou à toutes les périodes.
Une sortie à vélo électrique peut permettre à des participants de niveaux différents de progresser ensemble. Le parcours doit néanmoins tenir compte de la chaleur, du dénivelé, du revêtement, des zones exposées et des possibilités de raccourcir l’itinéraire.
Une activité nautique peut apporter une vraie sensation de coupure. Elle suppose aussi de vérifier les vestiaires, le temps nécessaire pour se changer, le niveau d’aisance dans l’eau, le vent et les modalités d’annulation.
Une découverte urbaine peut fonctionner à Montpellier ou à Sète, à condition d’intégrer les distances à pied, les temps d’arrêt et les zones ombragées.
Le choix doit partir du groupe et du déroulé global, comme nous l’expliquons dans notre guide consacré au choix d’une activité de team building adaptée à toute l’équipe.
Pour imaginer le bon cadre, découvrez aussi nos formats de team building à Montpellier.
Le plan B ne concerne pas uniquement la pluie
Dans le Sud, le scénario alternatif est souvent associé aux orages ou à la pluie.
En été, d’autres conditions peuvent modifier le programme :
- une chaleur trop importante ;
- un vent fort ;
- un épisode orageux soudain ;
- une alerte locale ;
- une restriction d’accès à un espace naturel ;
- une mer trop agitée ;
- un risque incendie ;
- un prestataire qui doit réduire la durée de l’activité.
Le plan B doit donc répondre à plusieurs questions :
- à partir de quelles conditions le programme est-il adapté ?
- qui prend la décision ?
- à quel moment ?
- quelle activité peut remplacer le format initial ?
- le lieu de repli est-il immédiatement disponible ?
- peut-il accueillir l’ensemble du groupe ?
- quelles conditions financières s’appliquent ?
- comment les participants sont-ils informés ?
Déplacer une activité extérieure sous une terrasse ne constitue pas toujours une solution.
Le scénario alternatif doit rester intéressant, cohérent avec l’objectif de la journée et suffisamment préparé pour ne pas donner l’impression d’un programme improvisé.
Montpellier, le littoral ou l’arrière-pays : choisir selon le programme
Le territoire ne doit pas être choisi uniquement pour son image.
Montpellier
Rester en ville facilite généralement les arrivées en train, les transferts et l’accès à des espaces climatisés.
Il est possible d’associer une réunion, un déjeuner, une activité culturelle ou collective et une soirée sans multiplier les kilomètres.
En contrepartie, il faut étudier le stationnement, les déplacements entre les lieux et la disponibilité des espaces en période estivale.
Le littoral
La Grande-Motte, Carnon, Palavas-les-Flots, le Grau-du-Roi, Sète ou le bassin de Thau permettent de construire une journée tournée vers la mer.
Le cadre apporte un dépaysement immédiat. Il faut néanmoins anticiper :
- la circulation ;
- le stationnement ;
- les temps de transfert ;
- le vent ;
- les zones d’ombre ;
- les accès aux plages ;
- les vestiaires ;
- la fréquentation estivale.
Une journée au bord de l’eau peut être très fluide lorsque le lieu, le repas et l’activité sont regroupés dans un même périmètre. Elle le devient beaucoup moins lorsque le groupe doit reprendre le bus ou les voitures entre chaque séquence.
Les vignobles et l’arrière-pays
Les domaines et les mas autour de Montpellier offrent souvent davantage d’espace et une vraie sensation de coupure.
Ils peuvent accueillir une réunion, un repas et une activité au même endroit.
Il faut toutefois vérifier la climatisation des salles, l’ombre disponible, la capacité des espaces intérieurs, les accès pour les autocars et le temps de retour en fin de journée.
La Camargue et le Gard
La Camargue permet de construire des formats très identitaires autour des paysages, des traditions locales, du vélo, de la gastronomie ou des grands espaces.
Les distances peuvent être plus importantes qu’elles n’en ont l’air sur une carte.
Le transport, les horaires et le regroupement des prestations deviennent donc déterminants pour éviter que la journée soit vécue principalement depuis un véhicule.
Attention au programme qui ressemble à des vacances
L’été donne naturellement envie de proposer un format détendu.
Cela ne signifie pas que toutes les entreprises recherchent une journée informelle du début à la fin.
Certaines équipes ont besoin de travailler, de partager une feuille de route ou de faire avancer un sujet avant le déjeuner. D’autres souhaitent surtout remercier les collaborateurs ou marquer la fin d’une période.
La journée doit rester cohérente avec la culture de l’entreprise.
Une activité sur la plage, un déjeuner pieds dans le sable ou un apéritif en extérieur peuvent très bien fonctionner. Il faut simplement éviter de construire un programme qui met mal à l’aise les participants parce qu’il exige une tenue, un niveau de décontraction ou une exposition qu’ils n’avaient pas anticipés.
Quelques informations envoyées en amont permettent d’éviter cette situation :
- type de tenue conseillé ;
- chaussures à prévoir ;
- exposition au soleil ;
- possibilité de se changer ;
- matériel fourni ;
- horaires de retour ;
- nature générale de l’activité ;
- affaires personnelles utiles.
Garder une part de surprise n’interdit pas de donner aux collaborateurs les moyens de venir dans de bonnes conditions.
Hydratation, pauses et confort : les détails qui ne doivent pas devenir visibles
Une bonne organisation se remarque souvent à ce qui ne manque pas.
En été, cela comprend notamment :
- de l’eau disponible dès l’accueil ;
- des points de rafraîchissement pendant l’activité ;
- des pauses positionnées avant que le groupe ne les réclame ;
- des espaces ombragés ;
- une solution pour stocker les affaires ;
- des horaires réalistes ;
- un accès simple aux sanitaires ;
- un matériel adapté ;
- un retour au calme après une activité physique.
Ces éléments ne constituent pas des animations. Ils ne figurent pas toujours en première ligne dans une présentation commerciale.
Ils influencent pourtant directement la manière dont la journée sera vécue.
Un groupe qui a chaud, soif ou attend trop longtemps cesse rapidement de s’intéresser au programme, aussi séduisant soit-il.
Exemple de programme estival pour 30 personnes autour de Montpellier
Voici un exemple de journée associant travail, activité et convivialité sans concentrer les efforts au moment le plus chaud.
| Horaire | Séquence | Intention |
|---|---|---|
| 8 h 45 | Accueil café dans un espace ombragé | Permettre une arrivée progressive |
| 9 h 15 | Prise de parole et échange collectif | Profiter du meilleur niveau d’attention |
| 10 h 15 | Activité extérieure ou découverte | Éviter le cœur de l’après-midi |
| 12 h 15 | Rafraîchissement et transition | Permettre au groupe de ralentir |
| 12 h 45 | Déjeuner dans un espace frais ou ombragé | Donner une vraie place aux échanges |
| 14 h 45 | Temps libre ou atelier léger | Reprendre progressivement |
| 15 h 30 | Séquence participative en intérieur | Maintenir l’implication sans surexposer le groupe |
| 16 h 45 | Pause fraîcheur | Créer une respiration |
| 17 h 15 | Conclusion ou apéritif | Terminer collectivement sans précipitation |
| 18 h 00 | Départ | Permettre un retour à un horaire raisonnable |
Ce programme n’est pas un modèle à reproduire systématiquement.
Une journée au bord de la mer, un comité de direction ou une soirée d’entreprise demanderont une construction différente.
Il montre surtout qu’en été, l’activité extérieure ne doit pas forcément être placée après le déjeuner par simple habitude.
Pour travailler le rythme global, notre article consacré au programme d’une journée collaborateurs présente les principaux équilibres à prévoir.
La fin de journée mérite autant d’attention que le début
À la fin d’une journée estivale, plusieurs situations peuvent se présenter :
- les participants repartent directement ;
- certains doivent reprendre un train ;
- le programme se prolonge en soirée ;
- les collaborateurs retournent à l’hôtel ;
- un transfert collectif est prévu ;
- chacun récupère son véhicule.
Ces modalités doivent être clarifiées en amont.
Un apéritif qui se prolonge peut être agréable, mais il ne doit pas mettre en difficulté les personnes qui ont un train ou une longue route.
De la même manière, demander aux participants de reprendre leur voiture après une journée comprenant une dégustation ou un apéritif nécessite une organisation adaptée.
Le transport ne constitue pas uniquement un moyen d’arriver sur place. Il fait partie du programme.
Ce que SMACK Events prend en charge
SMACK Events conçoit et coordonne des journées collaborateurs à Montpellier, dans l’Hérault, dans le Gard et dans toute la région.
Selon le projet, l’accompagnement peut comprendre :
- le cadrage de l’objectif ;
- la construction du programme ;
- la recherche du lieu ;
- la sélection des activités ;
- la restauration ;
- les transports ;
- les consultations et réservations ;
- la contractualisation ;
- le suivi administratif ;
- le scénario météo ;
- la coordination des prestataires ;
- la présence d’un chef de projet le jour de l’événement.
Chaque proposition est construite sur mesure en fonction du groupe, de la période, du territoire, des contraintes et de l’enveloppe disponible.
Les coûts des prestations et les honoraires de l’agence sont présentés distinctement.
En été, laisser respirer la journée est un choix d’organisation
Le soleil, la mer et les paysages autour de Montpellier sont de vrais atouts.
Ils ne remplacent pas un programme bien construit.
Une journée réussie peut comporter moins de séquences, moins de déplacements et davantage de temps autour du déjeuner ou des échanges informels.
Ce n’est pas une journée moins riche.
C’est une journée dans laquelle les collaborateurs ont encore envie de participer, de discuter et de rester ensemble lorsque l’après-midi avance.
Vous préparez une journée d’équipe cet été à Montpellier, Nîmes ou dans la région ? Présentez votre projet à SMACK Events pour construire un format adapté à votre équipe et à la saison.
